Informatiehuishouding op orde
De informatiehuishouding zorgt ervoor dat de gemeente weet waar welke documenten volgens de definitie uit de Woo (art. 2.1 en 2.2) te vinden zijn. Documenten kennen een voorgeschreven bewaartermijn waarop deze worden geselecteerd en overgedragen voor de archiefbewaarplaats of voor vernietiging. Door digitalisering is informatie aan verandering onderhevig: denk aan teksten, Geo-informatie, 3D-bestanden, appberichten en dergelijke. Dit zorgt ervoor dat er nieuwe opgaven ontstaan om die informatie volgens de geldende eisen duurzaam en digitaal toegankelijk te houden. Dit is een complex proces dat tijd nodig heeft om te ontwerpen en te implementeren. Het vraagt aanpassing van werkprocessen, functies en rollen over de volle breedte van de organisatie. De eerste helft van 2025 zijn we gefaseerd live gegaan met een nieuw zaaksysteem. Het nieuwe zaaksysteem vormt een belangrijke schakel in onze informatiehuishouding. De implementatie is gebruikt om de informatiehuishouding van verschillende processen verder te optimaliseren. Onderstaand overzicht gebruiken we pas sinds kort, waardoor nog niet alle informatie beschikbaar is. Vanaf nu verzamelen en monitoren we deze informatie.
Indicatoren informatiehuishouding | Streefwaarde | Streefwaarde | Realisatie | Planning gereed (jaar) |
|---|---|---|---|---|
Er is de beschikking over, of is aangesloten op, een e-depotvoorziening. | Ja (DVO RAN 2022-2026) | Ja (DVO RAN 2022-2026) | Ja | - |
In de applicaties gebruikt door de gemeente zijn selectielijsten geïmplementeerd. | Ja (80%) | Ja (80%) | N.n.b. | 2027 |
Het beheer van emailarchivering is georganiseerd en sluit aan bij een landelijke aanpak. | N.n.b. | N.n.b. | N.n.b. | N.n.b. |
Beheer op tekstberichten is georganiseerd. | Ja (80%) | Ja (80%) | 50% | 2027 |
Informatiebeheerplan is vastgesteld. | Ja | N.n.b. | Beheerregeling 2023 | N.n.b. |
Het kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer is vastgesteld en voldoet aan artikel 16 van de Archiefregeling. | N.n.b. | N.n.b. | N.n.b. | N.n.b. |
Het metagegevensschema is vastgelegd en aan elk blijvend te bewaren informatieobject zijn metagegevens gekoppeld. | Ja | Nee | Nee | 2026 |